BESTUURSMEDEDELINGEN EN BESLUITEN MEI 2023

Extra ledenvergadering 14 april 2023

Tijdens de extra Ledenvergadering van 14 april 2023 werd het Projectplan “Vrijwilligers DES Swalmen” gepresenteerd.

Mike, Ellen, Rik en Steffie hebben een gedetailleerd plan uitgewerkt met als doel het inzichtelijk maken van de benodigde vrijwilligers voor alle functies en taken binnen de vereniging. Steffie geeft een uitgebreide presentatie van dit plan. In het kort komt het erop neer dat zij hebben uitgerekend dat er 1525 uren aan werk te verdelen is, wat neerkomt op ca. 8 uur clubtaken per jaar per spelend lid als alle leden hun steentje bijdragen. De leden en ouders/verzorgers van jeugdleden die hier niet aan voldoen krijgen na afloop van het seizoen een factuur van € 50,00. Van de totale inkomsten hiervan worden in voorkomend geval  “inhuurkrachten” betaald. In de loop van mei juni krijgen alle leden, ouders/verzorgers van jeugdleden informatie en de mogelijkheid tot inschrijving voor de clubtaken. De start is per 1 september 2023. Leden met een functie zijn vrijgesteld van clubtaken. Het plan van het projectteam, verdere informatie en wijze van aanmelden etc. zal nog via de gebruikelijke kanalen met alle leden worden gedeeld.

Stemronde

Er wordt een stemming gehouden over het wel of niet aannemen van het vrijwilligersplan dat zojuist door Steffie is gepresenteerd.

• Aantal aanwezige leden: 24
• Aantal aanwezige ouders van leden: 4
• Aantal leden stemmen voor: 21
• Aantal ouders van leden stemmen voor: 4 (25% van één stem)
• Totaal aantal stemmen voor: 22
• Aantal leden stemmen tegen: 2
• Aantal ouders van leden stemmen tegen: 0
• Aantal leden onthouden van stemmen: 1
• Aantal ouders van leden onthouden van stemmen: 0

Met een ruime meerderheid is het voorstel van het projectteam “vrijwilligers DES Swalmen” aangenomen. Het bestuur en projectteam zullen dit verder gaan uitwerken en binnen de club communiceren.

SPORTGALA  SPORTRAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Na enkele jaar afwezigheid i.v.m. corona vond op 11 mei weer het Sportgala plaats. In verband met het feit dat de Oranjerie niet beschikbaar was werd deze gehouden in het Royal Theater. Hierdoor konden er ook beduidend minder leden van verenigingen dit evenement bezoeken. Dit jaar stond het gala in het teken van de vrijwilligers, waarbij een onderscheid werd gemaakt tussen super vrijwilligers en top vrijwilligers. Voor beide had het bestuur vrijwilligers voorgedragen. Alle voordrachten werden door de sportraad gehonoreerd.
Voor DES Swalmen werden de volgende super vrijwilligers onderscheiden met een speld:
Ernst Jan Meerbeek, Karsten Keppers, Stijn Cuijpers, Quinten Aksel, Fons Geraedts, Jan van den Groenendal en Stefan Perriens. Luc van Keeken werd samen met 4 overige gehuldigd als top vrijwilliger en hem werd de zilveren erespeld opgespeld. DES is trots op deze vrijwilligers en zal alle namen op onze website vermelden.

BESTUURSMEDEDELINGEN EN BESLUITEN april 2023
Verslag van de extra ledenvergadering d.d. 14 april 2023

Het bestuur is van mening dat in verband met het belang van de 2^e extra ledenvergadering de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden betreffende het verslag van de vergadering en over de uitslag van de stemmingsronde geinformeerd worden.

1.         Opening

Voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom op deze extra algemene ledenvergadering. Er hebben zich 13 personen afgemeld. Tevens geeft Frans aan, dat gezien het grote aantal leden bij DES Swalmen, een opkomst van 28 personen op zijn zachtst gezegd teleurstellend te noemen is.

2.         Doel van de vergadering

Het doel van deze extra ledenvergadering bestaat uit 2 onderdelen.

Het eerste deel gaat over de energiebesparende maatregelen die door DES moeten worden genomen om in de toekomst een energie neutrale sportfaciliteit te worden en om ook de kosten te kunnen reduceren zodat sporten bij DES Swalmen voor iedereen betaalbaar blijft.

Een van de besparende maatregelen is het vervangen van de sterk verouderde veldverlichting voor nieuwe energiezuinige Ledverlichting. Er is inmiddels overleg geweest met de gemeente. Tijdens dit gesprek is er door de gemeente verteld dat er goedkeuring is voor het plaatsen van Ledverlichting. Aangezien dit voor de gehele gemeente Roermond geldt, dus alle sportcomplexen van de gemeente Roermond, is het bedrag dusdanig hoog dat dit Europees moet worden aanbesteed. Dit heeft als resultaat dat alles iets langer zal gaan duren dan wij gehoopt hadden en dat er dus pas waarschijnlijk in 2024 Ledverlichting zal worden geplaatst.

Zoals de meeste mensen wel weten is de sporthal aan de Peelveldlaan van de gemeente, en is het sportcentrum in particuliere handen. De eigenaar van het sportcentrum heeft enige tijd geleden aangegeven dat hij dit wil verkopen. De gemeente heeft beslist dat het bestemmingsplan van dit terrein ongewijzigd “Sport” blijft. Nu zijn er diverse scenario's met betrekking tot de sportfaciliteiten en Swalmen die onderzocht gaan worden. De gemeente gaat de komende tijd bekijken wat de mogelijkheden zijn voor sporten binnen Swalmen. Wel wordt verwacht dat dit geruime tijd gaat duren voordat dit gerealiseerd zal zijn. DES Swalmen zal als grootste sportvereniging van Swalmen wel meedenken en praten tijdens het vervolgtraject. Na de zomervakantie wordt er verder gesproken.

Om toch energie te besparen en daarmee kosten, moeten er wel verbeteringen aan het gebouw worden gedaan. Ten aanzien van deze verbeteringen die aan het gebouw moeten worden gedaan heeft de gemeente aangegeven hier nog even terughoudend mee te zijn, zolang er nog niet duidelijk is wat er met de sporthal op de Peelveldlaan gaat gebeuren. Dus als er op korte termijn investeringen voor verbeteringen aan het gebouw worden gedaan zullen dit kleine investeringen zijn die voor de korte termijn besparingen opleveren.

Het tweede deel van deze vergadering gaat over de vrijwilligers-problematiek. Het tekort aan vrijwilligers is dusdanig nijpend dat er bij de vorige ALV in oktober 2022 een projectteam “Vrijwilligers DES Swalmen” in het leven is geroepen. Hiervoor hebben zich 4 personen beschikbaar gesteld. Namelijk Mike van Keeken, Ellen Huppertz-Reijnders, Rik Derkx en Steffie Verbeek. Zij hebben samen een plan opgesteld om inzichtelijk te maken welke functies en taken er allemaal zijn binnen de vereniging en hoeveel tijd iedereen hiermee bezig is als iedereen zijn steentje bijdraagt.

3.         Informatie over het rapport energiebesparende maatregelen sportpark de Bosberg door de penningmeester.

In oktober is er op de ALV besloten om op doordeweekse dagen na de trainingen niet meer te douchen en zo te besparen op de energiekosten. Dit heeft geleid tot een fikse besparing op de energiekosten van ca. €7500,-. Ook is de ruimtetemperatuur in het gebouw verlaagd en zijn de instellingen van de verwarmingsinstallatie geoptimaliseerd. Daar waar mogelijk zijn er nog koelingen uitgeschakeld om ook op deze manier nog stroom te besparen.

Als tweede deel in dit onderwerp heeft DES Swalmen enige tijd geleden een onderzoek door Nevision uit Swalmen laten uitvoeren naar het energieverbruik van DES en naar de mogelijkheden om hierop te besparen. Aan de hand van onderzoek is door Nevision een uitgebreid rapport opgesteld dat door Mark wordt toegelicht. Voor geïnteresseerden ligt het rapport van Nevision ter inzage bij een van de leden van het bestuur.

In het rapport komen een aantal hoofdpunten naar voren.

Met name het gasverbruik zorgt voor hoge kosten. Hierop is door DES Swalmen veel te besparen, echter hiermee zijn ook hoge kosten gemoeid. Met name het warmteverlies door de slechte isolatie van het gebouw en de sterk verouderde warmwaterinstallatie zorgen voor een hoog gasverbruik. Zo komt uit het rapport naar voren dat door de hoge kosten van de isolatie de terugverdientijd hiervan op ca. 37 jaar wordt geschat. Ook de investering en een zonneboiler zou pas over ca. 9 jaar weer zijn terugverdient. Aangezien er nog niet helemaal duidelijk is wat er met de bosberg gaat gebeuren lijkt het nu niet verstandig om zulke grote investeringen te gaan doen.

4.         Informatie over het vervolgtraject

Het bestuur stelt voor om bij voldoende vrijwilligers een projectteam op te starten om de besparingen te onderzoeken die eventueel wel op korte termijn en met minimale investering zijn te realiseren. Tevens zou dit projectteam ook kunnen onderzoeken welke investeringen er op lange termijn nodig zijn, mocht het zo zijn dat over 5 jaar  blijkt dat DES Swalmen de komende 40 jaar wel op de Bosberg gevestigd blijft.

5.         Conceptbegroting 2023-2024

Penningmeester presenteert de concept begroting voor voetbal seizoen 2023-2024. Dit is een voorlopige schatting waaruit blijkt dat we in dit seizoen met een minimaal tekort zullen afsluiten. De definitieve begroting zal dan op de algemene ledenvergadering in oktober van dit jaar worden gepresenteerd.

6.         Presentatie van het Projectplan “Vrijwilligers DES Swalmen”

Mike, Ellen, Rik en Steffie hebben een gedetailleerd plan uitgewerkt met als doel het inzichtelijk maken van de benodigde vrijwilligers voor alle functies en taken binnen de vereniging. Steffie geeft een uitgebreide presentatie van dit plan. In het kort komt het erop neer dat zij hebben uitgerekend dat er 1525 uren aan werk te verdelen is, wat neerkomt op ca. 8 uur vrijwilligerswerk per jaar per spelend lid als alle leden hun steentje bijdragen. Het plan van deze commissie zal nog via de gebruikelijke kanalen met alle leden worden gedeeld.

7.         Stemronde

Er wordt een stemming gehouden over het wel of niet aannemen van het vrijwilligersplan dat zojuist door Steffie is gepresenteerd.

Aantal aanwezige leden: 24
Aantal aanwezige ouders van leden: 4
Aantal leden stemmen voor: 21
Aantal ouders van leden stemmen voor: 4 (25% van één stem)

Totaal aantal stemmen voor: 22

Aantal leden stemmen tegen: 2
Aantal ouders van leden stemmen tegen: 0
Aantal leden onthouden van stemmen: 1
Aantal ouders van leden onthouden van stemmen: 0

Met een ruime meerderheid is het voorstel van het projectteam “vrijwilligers DES Swalmen” aangenomen. Het bestuur en projectteam zullen dit verder gaan uitwerken en binnen de club communiceren.

Voorzitter dankt na afloop de penningmeester voor zijn presentatie en het projectteam vrijwilligers DES Swalmen voor het werk en de aanwezigen voor hun bijdrage aan de vergadering.

Het bestuur van DES Swalmen

Notulen extra ledenvergadering 1 december 2022 nav begrotingstekort:

Het doel van deze extra ledenvergadering is om het begrotingstekort van 2022-2023 toe te lichten en welke maatregelen er nodig zijn om deze sluitend te maken. Er zal kort worden ingegaan op de energieproblematiek, maar omdat nog niet alle gegevens bekend zijn komen we hier in maar/april 2023 tijdens een extra algemene ledenvergadering op terug...

Verslag-extra-ledenvergadering-1-december-2022-1.pdf (desswalmen.nl)

Bestuursbesluiten en mededeling maand november 2022 

1. Op 19 november is Sinterklaas langs geweest op de Bosberg. 65 kinderen werden verrast met cadeautjes en pepernoten. Het was een gezellige middag.
2. Alle jeugdteams zijn ingeschreven voor de KNVB Winterzaalcompetitie. Programma is nog niet bekend, zodra het programma binnen is dit via de coördinatoren gecommuniceerd.
3. Bij voldoende interesse zal er mogelijk een onderling zaalvoetbaltoernooitje van bambino ’s en JO8 teams kunnen plaatsvinden tijdens de Kerstvakantie. Trainers kunnen dit aangeven bij Coen Wijnhoven.
4. Tijdens de winterstop kan er vanaf 18 december tot 28 januari 2023 niet getraind worden.
5. De trainers en coaches worden dringend verzocht om het ballenhok netjes achter te laten en de doel(tjes) na de trainingen en wedstrijden van het veld te zetten. Het team die op een wedstrijddag als laatste op de Bosberg een wedstrijd speelt wordt verzocht om niet te vergeten de cornervlaggen mee te nemen en de doelnetten omhoog te hangen.
6. Van de 4 buitenlampen langs de weg naar de kantine worden de armaturen vervangen en tevens voorzien van LED lampen. In en buiten aan ons gebouw zijn alle lampen LED.
7. De oorzaak van de slechte verlichting op de parkeerplaats is een probleem van Enexis. Gemeente en Enexis zijn bezig het probleem binnen Swalmen op te lossen, want ook andere delen van Swalmen heb last van ondeugdelijke verlichting.
8. Er is door de wethouder toegezegd dat de armaturen en lampen van de veldverlichting zal worden vervangen door LED. Wanneer dit gaat gebeuren is nog niet bekend.

Bestuursbesluiten en mededelingen mei 2022

1. Bij de inschrijvingen van de teams zal aan de KNVB worden verzocht om de aanvangstijdstippen thuiswedstrijden aan te passen, zodat er meer spreiding over de accommodatie mogelijk is. Wel is hierbij het voetbal leiden en de bezetting van de accommodatie en kantine zijn rand voorwaardelijk.
2. Het bestuur heeft besloten dat er komt een borg van € 10,00 voor sleutels van de kleedruimten bij thuiswedstrijden die van toepassing is voor de teams van DES Swalmen en de bezoekende teams. De kosten voor het bijmaken van sleutels zijn op jaarbasis hoog. Regeling wordt ruim voorafgaande aan de start van de competitie/bekerwedstrijden bekend gemaakt.
3. In 2027 bestaat DES Swalmen 100 jaar. Het bestuur zal in het najaar van 2022 hiervoor een projectteam opzetten.
4. Er komen de bekende blauwe borden VERBODEN TOEGANG. Er klimmen op niet openingstijden jeugdige personen over het hekwerk en er worden dingen kapot gemaakt, zoals doelnetten, hekwerk etc. ouders van jeugdleden worden verzocht om hun kinderen te informeren dat als de Bosberg gesloten is betreden niet is toegestaan.
5. Na goed overleg binnen de technische commissie jeugd, technisch hart en het bestuur is er qua structuur binnen de jeugdteams gekozen voor 4 coördinatoren. te weten bambino’s, onderbouw, middenbouw en bovenbouw. Het bestuur is hard bezig om de nieuwe vacatures te vullen. Verder zijn we op zoek naar een wedstrijdsecretaris jeugd en een nieuwe scheidsrechterscoordinator.
6. Het bestuur wil d.m.v. een infobrief en vragenlijst inzicht krijgen hoe de leden en ouders van jeugdleden nog meer betrokken kunnen worden bij onze vereniging. Vele handen maken licht werk. Hierbij het verzoek om brief goed te lezen en de vragenlijst te retourneren.
7. Allen alvast een fijne vakantie gewenst.

Bestuursbesluiten en mededelingen april 2022

1. Tijdens de zomerstop is het gebruik van de velden vanaf 7 juni tot 15 augustus 2022 niet toegestaan. De velden worden onderhouden/ingezaaid, en herstel is noodzakelijk. Zie ook jaarkalender.

2. Zoals op de Bosberg is aangegeven is in de kantine de clubcard te verkrijgen. De munten blijven geldig. Voor informatie zie infobord bij kantine.

3. De komende weken worden er dug-outs gemaakt op veld B. Hiermee is ook op dat veld duidelijk dat die alleen voor eigen reserve spelers en staf, en die van de tegenpartij bestemd zijn.

4. Indien er ideeën zijn voor crowdfunding acties,  hoe sympathiek dan ook, die als doel hebben om aanschaffingen/verbetering aan ons clubgebouw etc. te realiseren, dient die actie vooraf de goedkeuring te hebben van het bestuur. Dit conform wetgeving die per 1 juli 2021 van kracht is. (Wet Bestuur Toezicht Rechtspersonen)

Bestuursbesluiten en mededelingen van DES Swalmen maart 2022

1. De clubcard wordt de komende weken geïntroduceerd bij onze vereniging. Leden worden geinformeerd over alle ins en outs via een flyer en andere media. Er komt ook een teamcard voor de teams, ook hierover volgt nog verdere informatie. De clubcard is gratis. De munten zijn nog te gebruiken tot 1 mei 2022. De munten kunnen tot die tijd ingeleverd worden en het tegoed komt op de clubcard te staan.
   Leden die een clubcard gaan gebruiken krijgen 10% korting.
2. Gebeurtenissen op het veld en langs de lijn tijdens wedstrijden die niet door de beugel konden hebben het bestuur doen besluiten om spelers voor 1 maand het spelen van wedstrijden en trainen te ontzeggen.
   Het gedrag past niet bij de kernwaarden waarvoor wij als verenging staan
   Het bestuur verzoekt de leden, ouders van spelers, kader en bezoekers conform de regels die hiervoor zijn afgesproken, dringend om op het veld tijdens wedstrijden en trainingen zich te onthouden van onbehoorlijk taalgebruik, verbaal en fysiek geweld jegens scheidsrechters, tegenstanders, supporters en collega-leden.
   Voor meer informatie over de afspraken die we samen hierover hebben gemaakt zie punt 4 van het huishoudelijk reglement  https://www.desswalmen.nl/huishoudelijk-reglement en de pagina ‘Sportiviteit en respect https://www.desswalmen.nl/sportiviteit-respect
3. Doordat 1 van de lampen die langs weg richting kantine staan door de storm vernield en niet meer te repareren en te krijgen is worden er 4 nieuwe LED armaturen aangebracht. Hiermee worden de energiekosten weer een klein beetje minder.
4. Het walking football team van DES Swalmen neemt op 25 mei deel aan het toernooi bij VVV Venlo. Op 1 en 22 april is er van 09.00-11.00 uur een clinic WF georganiseerd door Sportservice Roermond met leden van het WF team DES Swalmen. Wellicht dat zich een paar talenten aanmelden bij WF DES Swalmen.

Bestuursbesluiten en mededelingen februari 2022

1. Inname en uitgifte kleding voor de jeugdteams is op 20 februari goed verlopen.
2. Concept Beleid en visieplan 2021-2027 is deels besproken, bestuur streeft er naar om het geheel tijdens de Algemene Ledenvergadering in oktober 2022 te presenteren.
3. De bebording langs hoofdveld wordt de komende maanden vernieuwd/vervangen.
4. Het na gebruik schoonmaken van de kleedkamers kan beter. Bestuur verzoekt om allen een steentje bij te dragen om kleedlokalen netjes te houden.
5. Jeugdteams nemen deel aan het toernooi in Beesel en Brüggen. Elftalleiders/trainers zijn geinformeerd.
6. Ons eigen Piet Hermans Toernooi is op 26-28-29 mei 2022. Organisatie is in handen van projectteam Jeugdtoernooi.
7. Op de website is de jaarkalender opgenomen. Daarin alle activiteiten die reeds vaststaan dit jaar.

Onderstaand enkele nieuwe bestuursbesluiten die tijdens de bestuursvergadering van 10 januari 2022 zijn genomen:

1. Het concept "Beleid en Visie plan 2022-2027" is gereed en wordt binnen het bestuur besproken.
2. 1^e jeugdleiders bijeenkomst staat gepland voor 28 januari 2022.
3. Betreffende het nieuwe kledingpakket is het plan betreffende de inname van het oude en de uitgifte van het nieuwe gereed. Datum waarop is afhankelijk van levering/corona etc. Informatie volgt.
4. Een aantal reclameborden worden verwijderd en/of vervangen door nieuwe.

Onderstaand enkele bestuursbesluiten die tijdens de bestuursvergadering van 13 december jl. zijn genomen c.q. enkele wetenswaardigheden. 

1. Winterzaalcompetitie voor jeugd gaat niet door. Trainingen en/of wedstrijden in de zaal worden in verband met coronamaatregelen helaas niet georganiseerd.
2. Winterstop is van 19 december 2021 tot en met 15 januari 2022. Afhankelijk van de coronamaatregelen staat de start van de 2^e helft van het seizoen gepland voor senioren vanaf 23 januari en voor jeugd vanaf 29 januari. De KNVB zal ons over het verloop verder informeren. Kijk regelmatig op de voetbal.nl app.
3. De kantine is voorzien van een nieuw kassasysteem, hier wordt indien mogelijk al druk op geoefend door onze kantinemedewerkers. In januari is het systeem gereed voor gebruik. Ook zal de clubcard worden geïntroduceerd, hierdoor zal DES Swalmen afscheid nemen van de munten. Hoe dat allemaal geregeld gaat worden daarover krijgen de leden z.s.m. verder info. Er wordt hard gewerkt aan een draaiboek om het geheel goed te laten verlopen. Het is wel afhankelijk van de coronamaatregelen.
4. Kledingpakket 2 wordt begin januari besteld. De kledingcommissie is hard bezig om alle maten etc. te verwerken en een plan te maken voor het inleveren van de oude kleding en het verstrekken van het nieuwe pakket. De leden krijgen hierover in de loop van de maand januari uitgebreide informatie.
5. Gezien het feit dat de coronamaatregelen het spelen van wedstrijden zonder publiek voorschrijft verzoekt het bestuur de ouders, vrienden en vriendinnen hierin mee te werken. DES Swalmen en alle andere clubs hopen dat aan deze toestand spoedig een einde komt, maar voorlopig is het nog niet voorbij. Graag jullie medewerking hierbij en maak het onze vrijwilligers niet te moeilijk om toch te komen of mee te reizen naar uitwedstrijden.  
6. De Nieuwjaarsborrel van 8 januari en de kaartmiddag van 9 januari gaan i.v.m. met de coronamaatregelen niet door. De jubilarissen krijgen wel bezoek aan de voordeur omstreeks 8 januari 2022.

Besluiten en mededelingen van het bestuur van de afgelopen periode: 

1. Op de ledenvergadering van 15 oktober jl. is de aanschaf van kledingpakket goedgekeurd. Kledingpakket 2 zal in feb/maart 2022 aan de teams worden verstrekt. Info volgt.
2. Er is een nieuw alarmsysteem geïnstalleerd, dit was noodzakelijk omdat het oude nog via een analoge telefoonlijn liep. Met ingang van 1 januari 2022 zou dat niet meer mogelijk zijn.
3. In januari 2022 zal er een kassasysteem in de kantine gebruikt gaan worden. Door introductie van de clubcard voor leden zullen de munten gaan vervallen. Nadere info volgt, e.e.a. is afhankelijk van de coronamaatregelen.
4. Als de coronamaatregelen het toelaten zal DES Swalmen met alle jeugdteams deelnemen aan de KNVB winterzaalcompetitie.
5. In alle kleedkamers zijn de oude TL lampen vervangen voor LED verlichting. Dit was een tijd geleden in de kantine al gedaan. Ook zijn de oude koelkasten en vrieskist vervangen en wordt het energieverbruik aanzienlijk verminderd.