Bestuursmededelingen maand november 2023
Op 27 oktober jl vond de reguliere jaarvergadering plaats. De opkomst was helaas wat teleurstellend. Onderstaand enkele zaken die aan de orde kwamen.
De Nieuwjaarsborrel 2024 op 6 januari gaat NIET door, in plaats daarvan is er een Oudejaarsborrel 2023 op 29 december 2023, aanvang 20.30 uur en wordt gehouden in de kantine op de Bosberg.
BESTUURSMEDEDELINGEN EN BESLUITEN MEI 2023
Extra ledenvergadering 14 april 2023
Tijdens de extra Ledenvergadering van 14 april 2023 werd het Projectplan āVrijwilligers DES Swalmenā gepresenteerd.
Mike, Ellen, Rik en Steffie hebben een gedetailleerd plan uitgewerkt met als doel het inzichtelijk maken van de benodigde vrijwilligers voor alle functies en taken binnen de vereniging. Steffie geeft een uitgebreide presentatie van dit plan. In het kort komt het erop neer dat zij hebben uitgerekend dat er 1525 uren aan werk te verdelen is, wat neerkomt op ca. 8 uur clubtaken per jaar per spelend lid als alle leden hun steentje bijdragen. De leden en ouders/verzorgers van jeugdleden die hier niet aan voldoen krijgen na afloop van het seizoen een factuur van ā¬ 50,00. Van de totale inkomsten hiervan worden in voorkomend geval āinhuurkrachtenā betaald. In de loop van mei juni krijgen alle leden, ouders/verzorgers van jeugdleden informatie en de mogelijkheid tot inschrijving voor de clubtaken. De start is per 1 september 2023. Leden met een functie zijn vrijgesteld van clubtaken. Het plan van het projectteam, verdere informatie en wijze van aanmelden etc. zal nog via de gebruikelijke kanalen met alle leden worden gedeeld.
Stemronde
Er wordt een stemming gehouden over het wel of niet aannemen van het vrijwilligersplan dat zojuist door Steffie is gepresenteerd.
Met een ruime meerderheid is het voorstel van het projectteam āvrijwilligers DES Swalmenā aangenomen. Het bestuur en projectteam zullen dit verder gaan uitwerken en binnen de club communiceren.
SPORTGALA SPORTRAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND
Na enkele jaar afwezigheid i.v.m. corona vond op 11 mei weer het Sportgala plaats. In verband met het feit dat de Oranjerie niet beschikbaar was werd deze gehouden in het Royal Theater. Hierdoor konden er ook beduidend minder leden van verenigingen dit evenement bezoeken. Dit jaar stond het gala in het teken van de vrijwilligers, waarbij een onderscheid werd gemaakt tussen super vrijwilligers en top vrijwilligers. Voor beide had het bestuur vrijwilligers voorgedragen. Alle voordrachten werden door de sportraad gehonoreerd.
Voor DES Swalmen werden de volgende super vrijwilligers onderscheiden met een speld:
Ernst Jan Meerbeek, Karsten Keppers, Stijn Cuijpers, Quinten Aksel, Fons Geraedts, Jan van den Groenendal en Stefan Perriens. Luc van Keeken werd samen met 4 overige gehuldigd als top vrijwilliger en hem werd de zilveren erespeld opgespeld. DES is trots op deze vrijwilligers en zal alle namen op onze website vermelden.
BESTUURSMEDEDELINGEN EN BESLUITEN april 2023
Verslag van de extra ledenvergadering d.d. 14 april 2023
Het bestuur is van mening dat in verband met het belang van de 2e extra ledenvergadering de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden betreffende het verslag van de vergadering en over de uitslag van de stemmingsronde geinformeerd worden.
1. Opening
Voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom op deze extra algemene ledenvergadering. Er hebben zich 13 personen afgemeld. Tevens geeft Frans aan, dat gezien het grote aantal leden bij DES Swalmen, een opkomst van 28 personen op zijn zachtst gezegd teleurstellend te noemen is.
2. Doel van de vergadering
Het doel van deze extra ledenvergadering bestaat uit 2 onderdelen.
Het eerste deel gaat over de energiebesparende maatregelen die door DES moeten worden genomen om in de toekomst een energie neutrale sportfaciliteit te worden en om ook de kosten te kunnen reduceren zodat sporten bij DES Swalmen voor iedereen betaalbaar blijft.
Een van de besparende maatregelen is het vervangen van de sterk verouderde veldverlichting voor nieuwe energiezuinige Ledverlichting. Er is inmiddels overleg geweest met de gemeente. Tijdens dit gesprek is er door de gemeente verteld dat er goedkeuring is voor het plaatsen van Ledverlichting. Aangezien dit voor de gehele gemeente Roermond geldt, dus alle sportcomplexen van de gemeente Roermond, is het bedrag dusdanig hoog dat dit Europees moet worden aanbesteed. Dit heeft als resultaat dat alles iets langer zal gaan duren dan wij gehoopt hadden en dat er dus pas waarschijnlijk in 2024 Ledverlichting zal worden geplaatst.
Zoals de meeste mensen wel weten is de sporthal aan de Peelveldlaan van de gemeente, en is het sportcentrum in particuliere handen. De eigenaar van het sportcentrum heeft enige tijd geleden aangegeven dat hij dit wil verkopen. De gemeente heeft beslist dat het bestemmingsplan van dit terrein ongewijzigd āSportā blijft. Nu zijn er diverse scenario's met betrekking tot de sportfaciliteiten en Swalmen die onderzocht gaan worden. De gemeente gaat de komende tijd bekijken wat de mogelijkheden zijn voor sporten binnen Swalmen. Wel wordt verwacht dat dit geruime tijd gaat duren voordat dit gerealiseerd zal zijn. DES Swalmen zal als grootste sportvereniging van Swalmen wel meedenken en praten tijdens het vervolgtraject. Na de zomervakantie wordt er verder gesproken.
Om toch energie te besparen en daarmee kosten, moeten er wel verbeteringen aan het gebouw worden gedaan. Ten aanzien van deze verbeteringen die aan het gebouw moeten worden gedaan heeft de gemeente aangegeven hier nog even terughoudend mee te zijn, zolang er nog niet duidelijk is wat er met de sporthal op de Peelveldlaan gaat gebeuren. Dus als er op korte termijn investeringen voor verbeteringen aan het gebouw worden gedaan zullen dit kleine investeringen zijn die voor de korte termijn besparingen opleveren.
Het tweede deel van deze vergadering gaat over de vrijwilligers-problematiek. Het tekort aan vrijwilligers is dusdanig nijpend dat er bij de vorige ALV in oktober 2022 een projectteam āVrijwilligers DES Swalmenā in het leven is geroepen. Hiervoor hebben zich 4 personen beschikbaar gesteld. Namelijk Mike van Keeken, Ellen Huppertz-Reijnders, Rik Derkx en Steffie Verbeek. Zij hebben samen een plan opgesteld om inzichtelijk te maken welke functies en taken er allemaal zijn binnen de vereniging en hoeveel tijd iedereen hiermee bezig is als iedereen zijn steentje bijdraagt.
3. Informatie over het rapport energiebesparende maatregelen sportpark de Bosberg door de penningmeester.
In oktober is er op de ALV besloten om op doordeweekse dagen na de trainingen niet meer te douchen en zo te besparen op de energiekosten. Dit heeft geleid tot een fikse besparing op de energiekosten van ca. ā¬7500,-. Ook is de ruimtetemperatuur in het gebouw verlaagd en zijn de instellingen van de verwarmingsinstallatie geoptimaliseerd. Daar waar mogelijk zijn er nog koelingen uitgeschakeld om ook op deze manier nog stroom te besparen.
Als tweede deel in dit onderwerp heeft DES Swalmen enige tijd geleden een onderzoek door Nevision uit Swalmen laten uitvoeren naar het energieverbruik van DES en naar de mogelijkheden om hierop te besparen. Aan de hand van onderzoek is door Nevision een uitgebreid rapport opgesteld dat door Mark wordt toegelicht. Voor geĆÆnteresseerden ligt het rapport van Nevision ter inzage bij een van de leden van het bestuur.
In het rapport komen een aantal hoofdpunten naar voren.
Met name het gasverbruik zorgt voor hoge kosten. Hierop is door DES Swalmen veel te besparen, echter hiermee zijn ook hoge kosten gemoeid. Met name het warmteverlies door de slechte isolatie van het gebouw en de sterk verouderde warmwaterinstallatie zorgen voor een hoog gasverbruik. Zo komt uit het rapport naar voren dat door de hoge kosten van de isolatie de terugverdientijd hiervan op ca. 37 jaar wordt geschat. Ook de investering en een zonneboiler zou pas over ca. 9 jaar weer zijn terugverdient. Aangezien er nog niet helemaal duidelijk is wat er met de bosberg gaat gebeuren lijkt het nu niet verstandig om zulke grote investeringen te gaan doen.
4. Informatie over het vervolgtraject
Het bestuur stelt voor om bij voldoende vrijwilligers een projectteam op te starten om de besparingen te onderzoeken die eventueel wel op korte termijn en met minimale investering zijn te realiseren. Tevens zou dit projectteam ook kunnen onderzoeken welke investeringen er op lange termijn nodig zijn, mocht het zo zijn dat over 5 jaar blijkt dat DES Swalmen de komende 40 jaar wel op de Bosberg gevestigd blijft.
5. Conceptbegroting 2023-2024
Penningmeester presenteert de concept begroting voor voetbal seizoen 2023-2024. Dit is een voorlopige schatting waaruit blijkt dat we in dit seizoen met een minimaal tekort zullen afsluiten. De definitieve begroting zal dan op de algemene ledenvergadering in oktober van dit jaar worden gepresenteerd.
6. Presentatie van het Projectplan āVrijwilligers DES Swalmenā
Mike, Ellen, Rik en Steffie hebben een gedetailleerd plan uitgewerkt met als doel het inzichtelijk maken van de benodigde vrijwilligers voor alle functies en taken binnen de vereniging. Steffie geeft een uitgebreide presentatie van dit plan. In het kort komt het erop neer dat zij hebben uitgerekend dat er 1525 uren aan werk te verdelen is, wat neerkomt op ca. 8 uur vrijwilligerswerk per jaar per spelend lid als alle leden hun steentje bijdragen. Het plan van deze commissie zal nog via de gebruikelijke kanalen met alle leden worden gedeeld.
7. Stemronde
Er wordt een stemming gehouden over het wel of niet aannemen van het vrijwilligersplan dat zojuist door Steffie is gepresenteerd.
Aantal aanwezige leden: 24
Aantal aanwezige ouders van leden: 4
Aantal leden stemmen voor: 21
Aantal ouders van leden stemmen voor: 4 (25% van Ć©Ć©n stem)
Totaal aantal stemmen voor: 22
Aantal leden stemmen tegen: 2
Aantal ouders van leden stemmen tegen: 0
Aantal leden onthouden van stemmen: 1
Aantal ouders van leden onthouden van stemmen: 0
Met een ruime meerderheid is het voorstel van het projectteam āvrijwilligers DES Swalmenā aangenomen. Het bestuur en projectteam zullen dit verder gaan uitwerken en binnen de club communiceren.
Voorzitter dankt na afloop de penningmeester voor zijn presentatie en het projectteam vrijwilligers DES Swalmen voor het werk en de aanwezigen voor hun bijdrage aan de vergadering.
Het bestuur van DES Swalmen
Notulen extra ledenvergadering 1 december 2022 nav begrotingstekort:
Het doel van deze extra ledenvergadering is om het begrotingstekort van 2022-2023 toe te lichten en welke maatregelen er nodig zijn om deze sluitend te maken. Er zal kort worden ingegaan op de energieproblematiek, maar omdat nog niet alle gegevens bekend zijn komen we hier in maar/april 2023 tijdens een extra algemene ledenvergadering op terug...
Verslag-extra-ledenvergadering-1-december-2022-1.pdf (desswalmen.nl)
Bestuursbesluiten en mededeling maand november 2022
Bestuursbesluiten en mededelingen mei 2022
Bestuursbesluiten en mededelingen april 2022
1. Tijdens de zomerstop is het gebruik van de velden vanaf 7 juni tot 15 augustus 2022 niet toegestaan. De velden worden onderhouden/ingezaaid, en herstel is noodzakelijk. Zie ook jaarkalender.
2. Zoals op de Bosberg is aangegeven is in de kantine de clubcard te verkrijgen. De munten blijven geldig. Voor informatie zie infobord bij kantine.
3. De komende weken worden er dug-outs gemaakt op veld B. Hiermee is ook op dat veld duidelijk dat die alleen voor eigen reserve spelers en staf, en die van de tegenpartij bestemd zijn.
4. Indien er ideeƫn zijn voor crowdfunding acties, hoe sympathiek dan ook, die als doel hebben om aanschaffingen/verbetering aan ons clubgebouw etc. te realiseren, dient die actie vooraf de goedkeuring te hebben van het bestuur. Dit conform wetgeving die per 1 juli 2021 van kracht is. (Wet Bestuur Toezicht Rechtspersonen)
Bestuursbesluiten en mededelingen van DES Swalmen maart 2022
Bestuursbesluiten en mededelingen februari 2022
Onderstaand enkele nieuwe bestuursbesluiten die tijdens de bestuursvergadering van 10 januari 2022 zijn genomen:
Onderstaand enkele bestuursbesluiten die tijdens de bestuursvergadering van 13 december jl. zijn genomen c.q. enkele wetenswaardigheden.
Besluiten en mededelingen van het bestuur van de afgelopen periode: